26.11.2020

Kiinteistöhuollon kilpailutus ’kerralla kuntoon’ -ajattelun pohjalta

asuntosaation_asumisoikeus_ja_vuokrakohteet

Asuntosäätiön uusi kiinteistöhuollon kilpailutusmalli panostaa laadukkaaseen tekemiseen. Myös asukkaat osallistettiin kilpailutukseen.

Asuntosäätiö on kilpailuttanut pääkaupunkiseudulla kaikkien eli yli 360 asumisoikeus- ja vuokrakohteensa kiinteistöhuollon. Huoltoyhtiöiden määrä väheni yhdeksästä neljään, jolloin jokaiselle alueelle tuli yksi huoltoyhtiö. Tarjouspyyntö lähetettiin 22 yhtiöön. Suurimmassa osassa taloja uudet sopimukset astuivat voimaan 1.10.2020.

- Kun huoltoyhtiöllä on enemmän talojamme hoidossa, ne pystyvät resursoimaan henkilöitä hoitamaan vain meidän kohteitamme. Työntekijöiden on silloin myös helpompi muistaa sopimuksemme sisältö ja toimintamalli. Merkittävällä asiakkaalla on myös enemmän painoarvoa laatupalavereissa, perustelee asiakkuusjohtaja Kimmo Rintala.

Tavoitteena huollon räätälöinti

Kiinteistöhuollon uudistaminen käynnistyi kaksi vuotta sitten. Tavoitteena oli saada räätälöityä huolto vahvemmin kohdekohtaisesti, mutta kuitenkin keskitetyn mallin pohjalta. Tärkeänä ohjenuorana oli myös se, että hoitokuluja ei saa tasata kohteiden kesken ja että asukkaille tulisi mahdollisuus osallistua kiinteistönhoitoon.

Uutta mallia haettiin liikekiinteistöissä käytössä olevasta yksikköhintasopimuksesta. Pilotoinnin kautta päädyttiin lopulta lähemmäs perinteistä mallia kuitenkin niin, että sopimuksiin sisällytettiin vain olennaiset toimet ja päällekkäisyydet karsittiin pois. Laatua on haettu esimerkiksi talvikunnossapitoon tarkan suunnitelman vaatimisella.

Vähemmän häiriöitä asumiseen

- Olennaisin muutos on, että kiinteässä hinnassa ei ole enää asunnossa tehtäviä töitä, vaan asuntoon menee aina se, joka varmuudella voi tehdä työt kerralla kuntoon. Siten saatiin karsittua päällekkäisyyttä sekä turhia kustannuksia. Asukkaalle muutos merkitsee nopeampaa palvelua ja vähemmän häiriöitä asumiseen. Sopimuksiin on myös määritelty hinta asukkaiden tekemille töille kuten nurmikon leikkaamiselle eli jos asukkaat tekevät itse, hinta laskee sovitun määrän, kertoo Rintala.

Asukkaita osallistettiin myös kilpailutuksessa. Asukastoimikunnille lähetettiin lausunnolle kilpailutuksen toteutustapa, sopimukset ja palvelukuvaukset sekä lopulliset huoltoyhtiövalinnat. Kaikkiin lausuntoihin ja kysymyksiin myös vastattiin.

- Valtaosalla kohteista huollon hinta putosi, mutta joissain kohteissa myös nousi. Kommunikoinnin ja perustelujen jälkeen asukkaat ovat hyväksyneet ratkaisut, toteaa Rintala.

Asukkaat korostivat laatua

Asukkaat korostivat lausunnoissaan myös laadun merkitystä kilpailutuksessa.

- Kilpailutus on ainoa keino varmistaa hinta, mutta tärkeintä meidänkin mielestämme on toiminnan kehittäminen ja palvelun parantaminen. Ammattitaitoa on myös ymmärtää, millä hinnalla oikeasti huoltoa pystytään pyörittämään. Liian halpa hinta näkyy asukkailla huonona palveluna, korostaa Rintala.

Uudet sopimukset ovat myös helppolukuisempia kuin vanhat. 20 sivun sopimus on kiteytynyt viiteen sivuun.

- Parhaan palautteen antoi eräs infotilaisuuteen osallistunut rouva, joka kommentoi, että ensimmäistä kertaa hän ymmärtää, mitä huollon pitäisi tehdä. Siitä päätellen palvelukuvaukset ovat onnistuneet, iloitsee Rintala.

Maakunnissa kilpailutus ensi vuonna

Ensi vuonna kilpailutetaan maakuntien kohteet. Kilpailutus tehdään samalla palvelukuvauksella.

- Käytämme maakunnissa paikallista osaamista eli alueellisia yhteistyökumppaneitamme hyödyksi, jotta löydetään sopivat tarjoajat, toteaa Rintala.

Myös huoltotoiminnan seuranta on Asuntosäätiössä hoidettu osittain keskitetysti. Kiinteistöhuollon asiantuntija tekee kohteissa päivittäisvalvontaa sekä käy tiivistä yhteistyötä huollon työnjohdon kanssa tulevista toimenpiteistä. Myös isännöinnin tehtäviin kuuluu huollon seuranta.