Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Laatimispvm: 16.11.2012

1. Rekisterinpitäjä

Asuntosäätiö sr tytäryhtiöineen
Leankatu 3, 00240 Helsinki
Puhelin 020 161 2230

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Jaana Lahtinen
Leankatu 3, 00240 Helsinki
Puhelin 020 161 2230

3. Rekisterin nimi

Asiakas-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteri tarkoitetun kohdekohtaisen sivuston (Kotikulma) käyttäjärekisteri.

4. Rekisterin pitämisen peruste

Asiakassuhde, asumisoikeus- ja vuokraustoiminta sekä sidosryhmäsuhteet.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan asumisoikeus- ja vuokrasopimusten asiakassuhteen hoitoon ja hallintaan. Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan kiinteistöjen ja huoneistojen kunnossapitoon sekä huoltotoimintaan liittyvissä tilanteissa.

Asiakas- ja sidosryhmärekisteriä käytetään lisäksi markkinointi- ja viestintätarkoituksiin sekä asiakastutkimusten tekemiseen.

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin voidaan tallentaa asumisoikeus- ja vuokra-asuntohakijoista, asumisoikeuden haltijoista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssahakijoista, puolisoista ja yhteismaksajista seuraavat tiedot: Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, edunvalvontatieto, profilointitiedot, luottotiedot, siviilisääty, järjestysnumerotieto, asumisoikeus- ja vuokrasopimustiedot, panttaustiedot, vastikkeen ja vuokran maksutiedot, vakuustiedot, sekä osallistuminen talon omistajan järjestämään asukastoimintaan.

Mahdollisten muiden asumaan tulevien henkilöiden nimet ja syntymäajat.

Henkilöistä, jotka ovat ilmoittaneet olevansa kiinnostuneita rakenteilla olevista ja/tai ostettavista kohteista, voidaan kerätä nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä kontaktitiedot.

Vaihtopörssi-ilmoitukset ja ilmoituksiin liittyvät henkilötiedot tallennetaan Sitefinity CMS -tietokantaan. Tietoja säilytetään myös varmuuskopioissa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan itsestään ja kanssahakijastaan tai muista asumaan tulevista henkilöistä asuntohakemuksella, sisäänmuuttoilmoituksella, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla antamat tiedot. Tietoja päivitetään mm. ilmoitusten ja asiakassuhteen aikaisten tapahtumien perusteella. Lisäksi tietoja päivitetään yhteydenottopyyntöjen perusteella. Henkilötietoja tarkistetaan ja päivitetään myös väestörekisteristä. Luottotietoja kerätään, tarkistetaan ja päivitetään luottotietorekistereistä.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tässä rekisteriselosteessa ilmeneviä tietoja ei luovuteta Asuntosäätiön ulkopuolelle, poislukien Asuntosäätiön puolesta jotain liiketoiminnan osaa suorittavat sopimuskumppanit sekä ne tahot, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Aineisto säilytetään ja arkistoidaan luotettavasti lukitussa tilassa.

Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot: Tietoihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä, joilta edellytetään järjestelmään kirjautumisessa yksilöllistä käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tiedot on talletettu suojattuun ja valvottuun konesaliin ja pääteyhteydet tapahtuvat suljetussa ja suojatussa verkossa. Tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

10. Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa rekisteristä itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tulee esittää henkilötietolain 28 §:n mukaisesti Asuntosäätiölle.

Asuntosäätiö sr, Tuulikuja 2, 02100 Espoo
Asuntosäätiön Asumisoikeus Oy, Leankatu 3, 00240 Helsinki

11. Tiedon korjaaminen

Asiakas voi pyytää rekisterinpitäjältä virheellisen tiedon korjaamista. Hakemuksessa havaitun virheellisen tiedon voi rekisterinpitäjä korjata saatuaan oikean tiedon hakijalta.

12. Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinoinnissa.

13. Rekisteröidyn informointi

Asuntohakemuslomakkeessa on ilmoitettu tietojen tallentamisesta asiakastietorekisteriin.